Lagring av epost er en kunst

En undersøkelse it-selskapet EMC har gjennomført i Sverige, viser at svenske foretak kan spare nesten en million kroner på bedre håndtering av epost. Det er grunn til å tro at situasjonen er den samme i Norge, ifølge selskapet.

EMC har gjennomført en undersøkelse av epostmiljøene i åtte svenske virksomheter i både privat og offentlig sektor. I gjennomsnitt påføres disse virksomhetene nesten en million kroner per år i unødige kostnader.

- Vår erfaring er at situasjonen er tilnærmet identisk i Norge. Vi ser at et økende antall virksomheter erkjenner problemet, men det er kun et fåtall som har anskaffet den type løsninger som kan hjelpe på problemet, sier administrerende direktør Per Yngland i EMC Norge.

Den viktigste årsaken til de høye kostnadene, er at samme e-post lagres mange steder i bedriftens nettverk. Ett og samme dokument kan være lagret mange hundre steder i en organisasjon. Det betyr at organisasjonen bruker unødig mye lagringskapasitet.

- Epost er forlengst blitt et av de viktigste verktøyene i arbeidsdagen. Samtidig vet vi at mengden e-post vi sender i jobbsammenheng vokser med 50 prosent i året. Likevel er det mange som mangler en klar strategi for å håndtere epost. Det fører til store ekstrakostnader som er helt unødvendige, sier Yngland.

Ekstrakostnadene er unødvendige fordi det finnes tekniske løsninger på problemet, mener EMC. Spesialiserte arkiveringsløsninger kan hindre lagring av duplikater, og dermed redusere både lagringsbehov og datamengder som må sikkerhetskopieres.

- Det er nok noe manglende kunnskap om både kostnadene knyttet til dobbeltlagring av e-post og de ulike tekniske løsningene som kan hjelpe virksomheter løse dette problemet, sier Yngland.