Jakten på historiske gullkorn

Jeg har en skritteller som ligger ubrukt i skuffen, men jeg har en ide til noe mer interessant: En tasteteller! Siden min far kjøpte en Commodore VIC-20 i 1984 til meg, har jeg tilbrakt betydelig med tid bak et tastatur for å bedrive min favoritthobby og yrkesvalg: Tasting.

Hjemme, under en ryddesjau i kjelleren, fant jeg mitt hovedprosjekt fra 1996, hvor jeg etter skoleboka hadde dokumentert det arbeidet jeg hadde utført (funksjonell og teknisk spesifikasjon, kodekommentarer og dokumentasjon for drift og vedlikehold). Syrlig tastet var kunnskap som for lenge siden har forlatt hjernebarken. Dette dokumentet har naturlig nok mistet sin informasjonsverdi, da både teknologi og bruksområde har modnet betydelig siden den tid. Tilbake ligger kun den historiske verdien for undertegnede.

Gullkorn fra historien

De fleste bedrifter har det på samme måte. I filserverens kjeller ligger enorme mengder tastede bokstaver stappet inn i utallige esker. Gullkorn fra historien ligger i uendelige bunker sammen med kladdedokumenter og annet søppel. Kjelleren vitner om arkivarens fallitt, selv om man år etter år har formanet ansatte med gulrot og pisk om å arkivere de viktigste dokumentene. Ansatte, ledet av sjefer med neste resultatkvartal i sikte, har hastet seg avgårde uten tanke på å samle erfart kunnskap med sine kolleger.

Stadig nye systemer er innført for å hjelpe ansatte med å dele sin opparbeidede kunnskap, men det er de enkleste som har vunnet fotfeste: Filserver og e-post, IT-verdens svar på tilfeldig merkede lagringskasser. Portalverktøy som MS Sharepoint har lenge lovet bedriftsforbedringer gjennom økt samhandling og bedre teamproduktivitet. På framgang har vi innovasjonsportaler og Twitter lignende bedriftsportaler. Monolittiske ERP- og CRM-systemer som tviholder på sin informasjon med uendelige integrasjonsprosjekter hjelper ikke på situasjonen.

Lete etter informasjon

Tilbake står den de ansatte som bruker dagsverk på å lete etter informasjon og hjelp. Telefoner blir tatt, møter blir avholdt, portaler blir gjennomklikket og e-postbokser blir gjennomlest i et håp om å finne kundekontrakter eller kanskje et bevis på at vi tar rett beslutning. Nye undersøkelser viser at ansatte kan bruke så mye som 20-30 % av sin tid på å lete etter informasjon.

Medisinen selskaper forsøker å ta er struktur og metadata, og ansatte tvinges til å registrere stadig mer informasjon om hva de jobber med. Men synderne eksisterer, og ansatte under tidspress har alltid hatt muligheten til å velge snarveier som gratis e-posttjenester og Google Documents for å slippe unna strukturfascistene. Arkivarene, utrygge på konsepter som wiki og messenger, får stadig færre tradisjonelle dokumenter å håndtere.

Løsningen er ganske enkel: Aksepter kaoset. Se på nedtegnet bedriftsinformasjon som en strøm av data, og på bedriftsintern samhandling som et komplekst system man umulig kan piske til kontrollerbar orden. I senter av en kaotisk verden av informasjon står Google fjellstøtt, og viser oss veien. På samme måte kan bedriftsinterne søkemotorer skape struktur og plukke fram gullkornene fra kaoset. Søket vil etablere en «Informasjonsmarkedsplass» som er enkel å bruke.

Dersom det blir lettere å finne og lese informasjon, vil vi skape en etterspørsel etter god informasjon som sender ditt selskap i en positiv spiral. Som prosjektleder for søkeprosjekter stusser jeg over entusiasmen et sekundraskt svar fra søkemotoren kan gi. Ansatte som er vant til å kunne spise lunsj før søket har gitt deg gode nok svar kan se fram til en lettere framtid, en framtid hvor tastingen aldri tar slutt.

Ukens kommentator: Rune Ulvnes, Kunnskapsveiviser i Ledelse 2.0.