Felles pasientjournal for Helse Vest

Felles elektronisk pasient journal (EPJ) er i ferd med å rulle ut over helseinstitusjonene i vest. Gjennom et av sykehus-Norges største it-prosjekter får både helseforetak og de private/ideelle helseinstitusjonene et felles verktøy og arbeidsprosesser. 26 april var den store dagen da det nye systemet skulle opp og gå i Helse Bergens region.

- Fra 2003 til 2007 utarbeidet vi sammen med TietoEnator en EPJ løsning for regionen, men vi valgte etter evaluering av prosjektet å utlyse ett nytt anbud, sier Terje Marthinussen, programleder Felles EPJ i Helse Vest.

I konkurranse med Siemens var det Dips som fikk oppdraget med oppstart i Helse Stavanger i 2008. Ifølge Marthinussen var Stavanger først ute fordi de hadde størst behov for en ny EPJ-løsning.

- Vi har fått overført verdifull kompetanse fra oppstarten i Stavanger, og bygget opp et team som har tatt utgangspunkt i brukernes behov, og forvaltet og videreutviklet kompetansen gjennom hele prosessen. Gjennom bruk av ressurser og kompetanse i helseforetaksgruppen har en redusert behovet for eksterne konsulenter i prosjektet, prosjektleder i Helse Bergen, Henning Hytten.

Dips-konfigurasjonen erstatter en rekke systemer, der Doculive og PIMS er de største. Helse Vests EPJ er integrert med nærmere 20 fagsystemer gjennom HL7 (versjon 3), en standard for systemintegrasjon og meldingsutveksling innen helsesektoren.

Arbeidsprosesser

Prosjektet er ikke bare en it-leveranse, men det er også et stort endringsledelsesprosjekt.

- Team bestående av ansatte fra alle foretak og de private ideelle institusjoner har deltatt i arbeidet med å lage 140 felles arbeidsprosesser, sier Hytten.

Gjennom disse får vi en elektronisk arbeidsflyt som sikrer overføring av oppgaver og informasjon. Da vet alle involverte på tvers av avdelinger hva som er gjort, noe som kan være med på å heve den kliniske kvaliteten.

Arbeidet med å utforme og kvalitetssikre rutinene har ifølge Henning Hytten vært en betydelig dugnadsinnsats både for prosjektet og sykehusene. Et steinkast fra Haukeland Universitetssykehus ligger det private ideelle Haraldsplass diakonale sykehus, der utviklingssjef Tove Zachariassen har vært sentral i innføringen av Dips.

- Vi har hatt et godt samarbeid med de andre i regionen om arbeidsprosesser der gode ideer har vunnet fram uten at størrelse på institusjon har hatt noe å si. Vårt sykehus har imidlertid måtte gjøre noen mindre lokale endringer, sier hun.

I psykiatrien og i Helse Førde har Dips vært i bruk i en årrekke. For deres del handler endringen om å konfigurere programvaren litt annerledes i forhold til etablerte arbeidsprosesser.

- Helse Vest har gjort en glimrende jobb med å planlegge hvordan systemet skal brukes praktisk, og lagt inn regionale rutiner på en god måte. Med tanke på at ansatte gjerne jobber flere steder og flytter mellom sykehusene, er det svært gunstig å møte samme oppsett ulike steder, sier Tor Arne Viksjø, administrerende direktør hos leverandøren Dips.

Han trekker også frem det positive med at både helseforetak og de private ideelle institusjonen har kunnet samarbeide om felles EPJ i Helse Vest, som er Dips sitt største innføringsprosjekt til nå.Felles EPJ og like arbeidsprosesser vil gjøre det enklere å få ulike avdelinger og institusjoner til å arbeide ensartet.

- Med den nye løsningen er målet å oppnå en bedre kvalitet på dokumentasjon og arbeidsprosesser, mer presis styringsinformasjon i tillegg til økt medisinsk beslutningsstøtte. Vi ser for oss en gevinstrealisering når det gjelder kvalitet på behandling, og redusert administrativ tid, sier Marthinussen.

Kunnskapsløft

Gjennom det som betegnes som “tidenes største kunnskapsløft i Helse Bergen” har 70 instruktører arrangert 670 kurs med mer enn 19.000 kursplasser.

Kirurg Kristin B. Lygre ved Haraldsplass diakonale sykehus har vært en av instruktørene.

- De ansatte har fått to timer auditorieundervisning, fem timers praktisk kurs i tillegg til e-læringskurs.

Prosjektinnføringen har lagt et stort press på organisasjonen. I dagene før oppstart har sykehusene benyttet en nødjournal mens systemer har blitt klargjort. Etter oppstart har et beredskapsteam hatt 24 timers tilgjengelighet, og 80 personer i ambulerende team har gått rundt på avdelingene etter en annonsert rute.

- Det at avdelingene har visst at det snart kommer noen fra ambulerende team, tror vi har medført redusert belastning på beredskapsrommet, sier Hytten.

Anne Gunn Rustand, saksfordeler i beredskapsrommet, er fornøyd ved lunsjtider på implementeringsdagen.

- Det er som ventet størst problem med tilgangstyring og vi hadde på det meste en ventetid på 30 minutter, men denne reduseres stadig og ligger nå på 2-3 minutter.

Rundt på sykehuset henger plakater med store røde “L”er, a’ la typen som brukes på biler ved lærekjøring. Pasienter informeres om systemskiftet og det bes om litt ekstra tålmodighet denne dagen. Les mer på neste side!