10 gode grunner for å bytte til Outlook

Helt siden de aller første personlige datamaskinene dukket opp i begynnelsen av 80-tallet, har de kommet med løfter om å organisere alt du trenger av informasjon til jobb og privatliv.

Jeg har fulgt utviklingen helt fra starten, og som dataskribent har jeg hatt nærmest ubegrenset tilgang til å prøve ut nye produkter underveis. Men selv om jeg hadde lyst og var over middels motivert, gikk det likevel mange år før jeg ble fristet til å betro min daglige informasjon til en PC.

I januar for seks år siden kjøpte jeg som vanlig et nytt årssett til min Filofax, med en klar plan om å ta det i bruk. Men det året ble det liggende uåpnet. Da var Outlook blitt bra nok til at mitt behov for en papirbasert planlegger forsvant nærmest uten at jeg merket det.

Siden den gangen har Outlook blitt ytterligere forbedret i form av to nye versjoner. Etter at en venn nylig ba meg komme opp med gode grunner for å bytte til Outlook, slo det meg at disse kunne være interessante for leserne også. Så her kommer 10 gode grunner for å bytte til Outlook.

Merk at artikkelen tar utgangspunkt i at Outlook brukes direkte mot Internett, altså på samme måte som Outlook Express. I jobbsammenheng brukes Outlook oftest mot Exchange Server. Da kommer mange funksjoner for gruppesamarbeid i tillegg til punktene vi er innom nedenfor.

Vi starter med to egenskaper som også finnes i Outlook Express, men der Outlook er langt kraftigere. Grunnleggende e-post er selvfølgelig nærmest identisk i de to programmene, men Outlook har vesentlig bedre muligheter for å håndtere e-postkontoer.

Det er nyttig, fordi mange PC-brukere har mer enn én e-postadresse. I Outlook kan du blant annet sette opp grupper for sending og mottak av e-post. Du kan for eksempel ha én gruppe for kontoer der du mottar mye e-post og en annen gruppe for kontoer der det sjeldent kommer meldinger, og som derfor kan sjekkes mindre hyppig.

Også ved sending av meldinger er Outlook kraftigere. Mens du i Outlook Express må bytte identitet når du skal sende e-post fra en annen konto, kan du i Outlook enkelt velge avsender direkte fra Send-knappen.

Både Outlook Express og Outlook kan bruke regler for automatisk håndtering av e-post, men i Outlook kan du for eksempel også lage regler som starter andre programmer eller skriptrutiner etter mottak av en bestemt e-post, noe som gir spennende muligheter.

Du kan lese mer om Outlook-regler i artikkelen «Ditt eget regelvelde» på go.pcworld.no/11037.

Også håndtering av kontakter er en sentral funksjon som finnes i begge programmene. I Outlook Express er den ikke lengre unna enn en verktøyknapp, men her blir det startet et separat program, og dessuten blir adressene lagret i en annen mappe enn e-posten.

I Outlook er dine kontakter fullt integrert i programmets mappe- og datastruktur. Du kan raskt og enkelt navigere mellom kontaktene, og du kan se alle de sentrale opplysningene som adresse, telefonnumre og e-postadresse uten at du trenger å åpne kontakten.

Når du åpner en kontakt, har du all sentral informasjon i ett vindu, mens dette i Outlook Express er fordelt over flere skilleark. I Outlook kan du registrere mange flere detaljer om kontaktene dine, og du kan opprette egendefinerte felt for spesiell informasjon.

Kontaktinformasjonen kan vises på utallige måter og akkurat slik det passer deg. Du kan dessuten tilordne hver kontakt til én eller flere kategorier, en kraftig funksjon for å velge ut og arbeide med kontakter. Både visninger og kategorier kommer vi tilbake til i egne punkter nedenfor.

Under de to første punktene har vi omtalt muligheter som også finnes i Outlook Express (om enn i mer primitive former), men fra nå av skal vi ta for oss verktøy som bare er tilgjengelig i Outlook.

I dagens verden er det få ting som står så sentralt i jobb og fritid som tidsplanlegging, og Outlook har meget gode og fleksible kalenderfunksjoner. Du bestemmer selv hvor mange av dagens uker som skal vises og hvilken tid på dagen som er normal arbeidstid (noe som brukes til fargekoding).

Avtaler kan opprettes på timebasis eller for én eller flere hele dager, og avtaletider kan merkes som opptatt, foreløpig, fraværende eller ledig. Du kan bruke såkalte etiketter for å fargekode avtaler, noe som gir svært god oversikt i kalenderen. Du kan definere dine egne bruksmåter for de ulike fargene.

I tillegg til enkeltavtaler kan du legge inn regelmessige avtaler som gjentar seg med jevne mellomrom, enten det er møter eller fødselsdager. Siden alle avtaler kan gi deg påminnelser når de nærmer seg, vil du aldri glemme en fødselsdag (eller bryllupsdag!) igjen.

Du kan gjerne ha mer enn én kalender, og for eksempel opprette egne kalendere til bedriftens ferieplan eller dine ukeplaner.

Sliter du med at du ikke får gjort alt du skal gjøre eller har lyst til? Første skritt for å nå dine mål er å ha klarhet i hva du vil oppnå, hvilke deloppgaver de ulike prosjektene dine består av og hvilke oppgaver som er viktigst.

Oppgavene i Outlook er et glimrende hjelpemiddel til dette. Du kan enkelt opprette oppgaver direkte eller ved å dra elementer fra andre Outlook-mapper til oppgavemappen, for eksempel en e-postmelding.

Oppgaver har en rekke felt som hjelper deg å holde oversikten. Du kan blant annet sette forfallsdato og startdato og angi en status som viser om oppgaven er startet, pågående, fullført, utsatt eller venter på andre. Oppgavens prioritet og fullføringsgrad kan også registreres, og på samme måte som avtaler, kan oppgaver både ha påminnelser og regelmessighet.

Outlook har alltid en hoved-oppgavemappe, men du kan gjerne lage mange flere. Er du for eksempel på flyttefot, kan du lage en egen oppgavemappe med alle tingene du må huske i forbindelse med flyttingen. Oppgavemapper egner seg også veldig godt for å samle ideer og referanser for ulike prosjekter eller arbeidsområder.

Aktiv bruk av oppgaver gir deg ikke bare god oversikt, men det er også motiverende å krysse av oppgaver etter hvert som de er utført og se dem forsvinne fra listen.

Mens avtaler og oppgaver behandler informasjon i en ganske strukturert form, kan Outlooks notater best sammenlignes med de velkjente gule lappene. Akkurat som en vanlig gul lapp har notater ingen utfyllingsfelt. De kan bare inneholde tekst, og du kan ikke formatere teksten. Første linje i notatet fungerer som tittel og vises i oversikten i notatmappen.

Selve teksten i notatet kan bestå av hva som helst du har lyst til å huske til senere. I tillegg til teksten bør du legge inn noen søkeord som gjør det lettere å gjenfinne notatet senere. Slike søkeord kan du f.eks. skrive i parentes på en egen linje på slutten av notatet for å skille dem fra teksten.

I motsetning til gule lapper som lett forsvinner, kan du raskt gjenfinne notater med Outlooks søkefunksjon. Ikke behøver de å være gule heller, du kan bruke andre farger for å gi bedre oversikt.

En kategori er et nøkkelord eller et uttrykk som hjelper deg å holde orden på Outlook-elementer slik at du lett kan søke etter, sortere, filtrere eller gruppere dem. Mens du kan bruke mapper for å samle elementer som hører naturlig sammen, fungerer kategoriene både innenfor og på tvers av mapper.

I kontaktmappen kan du for eksempel bruke kategorier for å skille mellom jobb, familie og venner, mens du på den annen side kan følge opp alle møter, kontakter og meldinger som er knyttet til et bestemt prosjekt, uansett hvilke mapper elementene befinner seg i.

Outlook har en innebygd liste med hovedkategorier som dekker mange bruksområder, men du kan også enkelt tilføye nye kategorier selv. Elementer kan dessuten gjerne tilhøre mer enn én kategori. Kategorier kan tilordnes både når du oppretter et element og senere.

Så langt har vi sett på hvordan du kan organisere din informasjon i Outlook i form av meldinger, kontakter, avtaler, oppgaver og notater og bruke mapper og kategorier for å strukturere den.

I neste omgang gjelder det å få maksimal uttelling av all informasjon du har lagt inn. Her kommer Outlooks avanserte visningsmuligheter inn i bildet.

For hver eneste mappe du bruker i Outlook, tilbyr programmet en rekke forskjellige visningsformer. I tillegg står du helt fritt til å omdefinere en standardvisning eller konstruere din egen visning. Du kan blant annet velge visningstype, bestemme hvilke felt som skal være med, gruppere, sortere og filtrere elementer og angi en rekke andre innstillinger.

I artikkelen «Bli med på visning» på go.pcworld.no/11815 kan du lese mer om visninger.

I en mer og mer mobil hverdag er det viktig å ha tilgang til din personlige informasjon også når du er på farten. Outlook er et så utbredt produkt at så å si alle mobile enheter som telefoner og PDAer har løsninger for å synkronisere informasjon med Outlook.

Hvor mye informasjon du får med deg kan variere, og dette er blant annet avhengig av hvilke funksjoner den mobile enheten selv tilbyr. Kontakter og avtaler er som regel alltid inkludert, mens mange enheter også kan replikere oppgaver, notater og meldinger.

Synkronisering går normalt begge veier: Endrer du informasjonen til en kontakt på mobiltelefonen, vil den bli oppdatert i Outlook neste gang du synkroniserer.

Hver eneste mappe du oppretter i Outlook Express krever sin egen fil. Bruker du programmet aktivt, kan det derfor bli mange filer. I tillegg kommer et par hjelpefiler, og som nevnt ligger også adresseboken i en separat fil og for sikkerhets skyld i en annen mappe. Alle disse filene gjør det tungvint både å ta sikkerhetskopier og å bruke Outlook Express på forskjellige datamaskiner.

I Outlook er tilværelsen mye enklere: Ikke bare har du all informasjon som er viktig for deg innenfor et samlet brukergrensesnitt, men alle dataene (inkludert alle mapper) er også samlet i en eneste fil.

Det er derfor svært enkelt å ta en sikkerhetskopi av din samlede Outlook-informasjon eller flytte den til en bærbar PC når du skal ut og reise. Du kan også legge filen på en USB-pinne eller en annen ekstern lagringsenhet.

Selv om alt finnes i én fil, er dette ingen begrensning – du kan gjerne bruke flere. Vi anbefaler imidlertid at du nøyer deg med den ene filen til all aktiv informasjon, men det kan være praktisk å ha egne filer for eksempel til arkivformål. Outlook har gode rutiner for både manuell og automatisk arkivering.

Sist, men ikke minst: Outlook er programmerbar. Selv om programmet har mange avanserte funksjoner, kan du utvikle det videre også etter at det har forlatt Microsoft. I likhet med de andre Office-programmene kan du nemlig bruke det innebygde programmeringsverktøyet Visual Basic for Applications til å utvide Outlook med dine egne løsninger.

Vi har skrevet flere artikler om dette tidligere, blant annet i de siste utgavene av PC World Norge. Se også go.pcworld.no/vba for en oversikt over slike artikler.

Kunnskaper om programmering er likevel ingen forutsetning. Også uten programmering kan du gjøre mange tilpasninger av for eksempel skjemaoppsett og brukerdefinerte felt. Til mange oppgaver kan du også bruke skriptrutiner, en enklere form for programmering.

Som du forstår, kan du legge inn «hele livet» ditt i Outlook. Men med tanke på at du gir programmet ansvaret for så mye viktig informasjon, har det også en vesentlig svakhet: Outlook har nemlig ingen funksjon for rask, indeksert søking.

Mens hovedkonkurrenten Lotus Notes har hatt lynrask søking i årevis, er søking i Outlook fortsatt en primitiv og treg affære. Det måtte et eksternt firma til for å løse dette, og med verktøyet Lookout kan du nå endelig søke like raskt i Outlook som i Notes.

Microsoft ble så imponert at de kjøpte produsenten, så det er grunn til å vente at søkefunksjonen blir integrert i kommende versjoner av Outlook. Lookout søker ikke bare i Outlook, men kan (om du ønsker det) også søke i andre dokumenter på PCen. Programmet er gratis, og du finner mer informasjon i en tidligere artikkel om Lookout. Se go.pcworld.no/11816.

Begynner du å bli seriøst fristet av Outlook, men bekymret for at du må gi avkall på fem år med e-post som du har samlet i Outlook Express? Eller at du må registrere alle kontaktene dine på nytt?

Ingen grunn til panikk – overgangen til Outlook er helt smertefri. Etter at du har installert og startet Outlook, kan du velge Fil/Importer og eksporter fra menyen. I veiviseren som dukker opp, velger du først Importer Internett-e-post og adresser. I neste skjermbilde velger du Outlook Express, og som du ser kan du både importere e-post, adresser og regler.

Klikk Neste for å åpne det siste skjermbildet der du kan angi hvordan eventuelle like elementer skal behandles. Dette er normalt ikke noen problemstilling når du starter med en ny Outlook-installasjon.

Klikk Fullfør, og før du vet ordet av det er alle meldinger, mapper, kontakter og regler fra Outlook Express på plass i Outlook. Du kan for øvrig også importere meldinger og adresser fra e-postprogrammet Eudora.

Diskusjoner om hvilket e-postprogram som er best kan av og til få religiøse overtoner, men som det fremgår er Outlook mye mer enn et e-postprogram. Derfor må du legge vekt på helheten, og betrakte Outlook som et allsidig informasjonsverktøy med store tilpasningsmuligheter til individuelle behov.

Jeg er nok over middels kravstor, men det skal man også være som dataskribent. Først da Outlook 2000 kom på banen, mente jeg det eksisterte et program som var bra nok til at jeg la bort Filofaxen for godt. På mange måter kan du altså se denne artikkelen som en sammenlignende langtidstest av programvare som har pågått i ca 20 år!

Det finnes noen få andre programmer for å håndtere personlig informasjon og planlegging, men det er min overbevisning at Outlook er det beste verktøyet for folk med et aktivt jobb- og privatliv. Jeg kjenner ikke til noen alternativer som gjør samme nytte.

Jeg har presentert mange gode grunner for å bytte til Outlook, og som nevnt i innledningen er heller ikke prisen noe hinder lenger. For det første er Outlook inkludert i alle Office-versjoner, så du har den kanskje allerede, for eksempel i form av en hjemmelisens fra jobben.

Hvis ikke kan du nå som hjemmebruker kjøpe Office 2003 Home Edition for under 900 kroner. Outlook kan fint forsvare denne prisen for sin egen del, men her får du dessuten Word, Excel og PowerPoint på kjøpet – og alt sammen i norsk utgave.

Med andre ord finnes det ingen grunn til å nøle. Lykke til!