Bygg skrifter inn i Word-dokumenter

Å legge ved en font som man har benyttet seg av i et tekstdokument er en god garanti for at mottakeren kan lese dokumentet slik det var ment å skulle leses.

Mange tror at hvis de kun lagrer et Word-dokument i det nye filformatet, vil dokumentet se like godt ut som det gjør i Word som det vil gjøre i for eksempel OpenOffice. Dessverre er dette langt fra sannheten. Det finnes selvsagt flere årsaker til dette, men en viktig årsak er forskjell i fonter mellom sender og mottaker.

Les også: TIPS: MS Office og Google Docs i skjønn forening

Standardfontene som ble introdusert med Office 2007 og -2010 eksisterer ikke for andre programmer eller plattformer. En liten ulempe med dette er at dokumenter ikke ser like pene ut på mottakerens maskin, men desto viktigere, formatteringen kan også bli helt feil. Dette er spesielt uheldig hvis mottakeren ønsker å skrive ut dokumentet.

Heldigvis finnes det en enkel måte å løse dette problemet på. Legger du ved fontene du har brukt i dokumentet ditt, sørger du for at dokumentets mottaker benytter seg av de samme fontene når han/hun skal lese dokumentet.

Les også: TIPS: Slik deler du filer med andre

Selv om vi har benyttet Word for å demonstrere dette tipset, fungerer tipset like godt i Excel som i Word. Fremgangsmåten er så godt som identisk. Start Word 2010 hvis du ikke har gjort det alt. Trykk på fanen som heter Fil. Når filmenyen åpnes, finn frem til innstillingen som heter Alternativer fra kolonnen til venstre. Et nytt vindu med tittelen Alternativer for Word vil nå sprette opp.

Fra dette vinduet, trykk på alternativet som heter Lagre fra kolonnen til venstre. I hovedmenyen vil du finne et alternativ som heter Bygg inn skrifter i filen (se skjermbilde). Merk av for dette alternativet. Trykk på OK-knappen for å lagre endringene.

Les også: Smart zoom i Excel

En liten ulempe med denne funksjonen er som du kanskje ser at filstørrelsen øker noe. Nå er ikke dette et problem internt i situasjoner der man har tilgang til et stabilt bredbånd, men det er verre for brukere som har tenkt til å lese dokumentet på for eksempel mobiltelefonen. Det kan derfor være en god ide å ikke overdrive bruken av funksjonen. Alternativt kan du merke av for alternativet som heter Bygg bare inn tegnene som brukes i dokumentet (best for å redusere filstørrelsen).

Legger du ved fonter du har benyttet i dokumentet ditt, sørger du for at dokumentets mottakere kan også benytte seg av de samme fontene. Dermed øker du sjansene for at tekst og formattering blir riktig.